Menurut data yang dikutip dari World Economic Forum, pada tahun 2015 problem solving masuk sebagai peringkat pertama sebagai skill yang paling banyak dicari kemudian disusul skill coordinating with other, problem management, critical thinking, negotiation, quality control, service orientation, judgment and decision making, active listening, and creativity. Pada tahun 2020 – 2022 skill problem solving masih menempati peringkat pertama dan kedua sebagai skill yang paling dicari. Hal ini berarti skill ini harus dimiliki.
Praktik problem solving bukan hanya dapat diterapkan pada lingkup organisasi, maupun kerja tapi semua sendi-sendi kehidupan. Mahasiswa sendiri dalam pusat kehidupan untuk belajar segala hal sehingga dalam dunia kerja dapat beradaptasi secara baik. Dimana universitas sebagai mini room dalam lingkup kerja.
Kata yang terlintas ketika mendengar masalah yaitu solusi, tantangan, beban, hal yang harus diselesaikan, akar masalah, perlu dihadapi, tidak sesuai antara ekspektasi sama realita, butuh hiling, kendala, proses pendewasaan, tidak sepemikiran pikiran, beban pikiran, benang kusut. Semua itu menggambarkan bagaimana orang-orang memandang masalah itu.
Masalah adalah perbedaan atau gap antara kondisi nyata dengan situasi yang diharapkan. Pada saat melakukan sesuatu kita sudah mempunyai standar tapi kemudian apa yang dilakukan kemudian di bawah standar. Di antara yang melebih standar atau yang kurang dari standar berisi di antaranya masalah. Ketika melebihi standar kemajuan akan baik. Masalah itu adalah peluang kemajuan.
Proses pemecahan masalah yaitu berawal dari masalah, pemecahan, perbaikan lalu berakhir pada kemajuan. Dalam Focus Grup Discussion digelar untuk melihat masalah-masalah dan mengidentifikasinya. Perbaikan yang dilakukan dari identifikasi itu menjadi standar dalam melihat masalah itu terselesaikan.
Pada dasarnya semua orang tidak lepas dari masalah. Justru dipertanyakan jika orang tidak punya masalah, karena dalam hidup dibutuhkan masalah untuk bisa mengupgrade diri menjadi versi terbaik. Setiap rentang usia memiliki masalahnya tersendiri dengan penyelesaian masalah sesuai tarafnya.
Sistem menjelaskan bahwa setiap masalah pasti ada peluang, peluang itu banyak yang membuka pekerjaan. Seperti banyaknya sampah bisa mendatangkan pekerjaan.
Albert Einstein mengatakan, ‘The formulation of a problem is often more essential then it’s solution which may be merely a matter of mathematical or experimental skill’.
Proses dalam identifikasi masalah atau analisis masalah yang ada lebih penting dari solusinya. Karena setiap masalah dapat didekati dari beberapa solusi.
Apa dampak dari masalah?
1. Keluhan
Belajar dari keluhan yang ada. Keluhan bisa datang dari mana saja, beberapa orang merasa keluhannya paling banyak dapat dari media sosial. Mindset matematis melihat masalah dengan melihat keluhan untuk maju.
2. Boros waktu, uang dan sumber daya
3. Kerja ulang/rework
Dalam setiap masalah pasti ada peluang. Peluang ini yang kemudian membuka pekerjaan dari satu sisi.
4. Penurunan image organisasi
Misalnya ada pemberian rating dari service yang diberikan, membuat image suatu organisasi atau perusahaan dapat rentang untuk jatuh
5. Penurunan motivasi kerja
Taiicho Ono mengatakan, ‘Having no problem is the biggest problem of all’. Tidak memiliki masalah justru adalah masalah terbesarnya. Masalah membuat kita tertantang untuk menyelesaikannya, hal itu kemudian yang dapat membangkitkan semangat.
Problem Solving merupakan sebuah proses untuk dapat memahami, mempelajari, dan mengatasi problem agar tidak terulang kembali. Tujuannya yaitu memahami masalah secara bersama-sama, dan meniadakan waktu yang terbuang sia-sia karena debat kusir.
Sebuah masalah dianggap selesai jika penyebab masalah sudah diketahui dan sudah didapatkan pemecahannya, dampak negatif telah hilang, hasil positif dimanfaatkan, dan solusinya menjadi standar baru. Solusi tersebut harus selalu dievaluasi apakah relevan dengan kondisi sekarang atau tidak.
Berdasarkan frekuensinya masalah dapat dibedakan menjadi 3 yaitu:
1. Masalah sehari-hari
Ada yang diketahui ada pula yang tidak diketahui. Ada pula yang sebenarnya adalah masalah namun karena terbiasa, maka tidak dianggap masalah. Pada permasalahan ini untuk solusinya yang diketahui dengan melihat standar kerja seperti buat perencanaan. Untuk permasalahan yang tidak diketahui solusinya yaitu why-why Analysis- fishbone. Why-why Analysis atau 5 Whys adalah metode untuk menggali akar permasalahan untuk menemukan solusi. Tool ini membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidaksesuaian pada proses atau produk.
2. Masalah berulang
Masalah yang tidak diketahui dapat ditangani dengan PDCA/DMIC/7mp.
3. Sesekali tetapi menimbulkan masalah besar
Untuk masalah yang diketahui dapat diselesaikan dengan PDCA/DMIC. Dan untuk masalah yang tidak diketahui dapat ditangani dengan project manajement.
Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam pemecahan masalah yaitu PDCA Cycle yang dikenal sebagai siklus Deming diciptakan oleh W. Edward Deming. Dengan menggunakan siklus PDCA sebagai siklus perbaikan dapat mengidentifikasi dan menganalisa masalah, dan mengembangkan pemecahan masalah yang bisa dikerjakan.
Untuk metodologi problem solving PDCA, yaitu:
1. Plan (membuat perencanaan)
Prosesnya yaitu identifikasi masalah, analis masalah, analisis sebab, dan rencana intervensi.
2. Do (melaksanakan apa yang direncanakan)
Sebagai intervensi
3. Check (periksa apakah hasilnya sesuai yang diinginkan)
4. Act ( tindak lanjut)
Menjadi standar baru dan tindak lanjut dari permasalahan.
Akhir dari PDCA Cycle yaitu sebuah kemajuan. Jika ingin menyelesaikan sesuatu harus jelas analisis masalahnya. Gejala yang diselesaikan, seperti dalam kedokteran. Jika gejala belum hilang maka dicek lebih lanjut akar masalahnya. Namun bisa langsung ke inti masalah asalkan jelas apa masalahnya.
